複合機を運用する中で紙とカウンタ料金を節約するワザ

複合機を導入したはいいけど、思いのほか印刷するものが多かったり、無駄に印刷してしまうものがあったりで想像以上に使用枚数がいってしまう…なんてことは意外と多いお話だったりします。

それだけ快適に複合機をお使い頂けている状況だとは思いますが、もし無駄を省けるならば印刷するものを効率的にしたいところ。この記事ではなるべく複合機の機種を問わず標準的な複合機やコピー機ならできる用紙やカウンタ枚数を節約するワザをご紹介したいと思います！

用紙を節約する方法

コピーをする中で紙を節約する方法

コピー印刷に欠かせないものといえば当然ながら用紙、紙です。デジタルなもので見るのもいいですが、やっぱり紙で閲覧したり、メモしながら何かしたいというのは多いものです。ではコピー印刷しつつも用紙を節約するにはどんな方法があるでしょうか。

両面印刷する

手っ取り早く使用する用紙枚数を節約する方法です。当然のことながら使用する用紙は半分で済みますが、後述する集約印刷と組み合わせることでより効率的に枚数を減らすことができます。

集約印刷する

用紙サイズが小さくなってもいい、あるいは読めれば何でもいいというのであれば、一回り小さい印刷で集約する方法がおすすめです。パソコンでいうところのN-Up印刷というものに該当し、１ページ＝１枚ではなく、１ページ＝２枚／４枚／８枚と割り当てる方法です。

当然、用紙サイズを分割して小さいものにするため見辛くはなりがちですが、イラスト物などのように小さくても問題ない印刷内容であれば、この方法で大幅に紙の節約が可能です。

ＦＡＸ受信の際に紙を節約する方法

日常業務の中で何かと届いたり送ったりするFAX。当然のことながら、標準的な使い方だと毎度毎度用紙を消費してしまいます。でもFAXもやり方や設定次第では紙の節約もできます。

※こちらはSHARPの複合機であればほとんど標準搭載している機能ではございますが、他の機種については要確認となります。

届いたＦＡＸを複合機内に保存する

複合機の中には本体に共有のハードディスクとして使える機能が備わっているものがございます。（通称：簡易NAS）このハードディスクには複合機で受信したFAXのデータを蓄積させることが可能で、FAXは受信するけれども印刷はしないでまずはデータとして保存ということができます。

データ形式はPDFやJPEGなどにできますので、パソコンから閲覧することもできますし、複合機の画面から閲覧することもできます。不要な広告やダイレクトメールの印刷を避けることが出来るので、用紙節約につながります。

届いたFAXをメール転送する

人気の方法がメール転送です。複合機の中に蓄積するのもいいですが、外出先から閲覧したい！という場合にはメール転送という方法がおすすめです。こちらは指定したメールアドレス宛に転送できますので、メールの添付ファイルとしてFAXデータを閲覧することができます。

こちらも簡易NAS同様、PDFやJPEGですのでパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも閲覧できます。一度の機能で使ってしまうと通常のFAXは使いたくないというくらいに便利です(^^)

カウンタ料金を節約する方法

印刷の節約で紙と切って切り離せないカウンタ料金。モノクロのコピー機や複合機でない場合にはカラーカウンタや２色カラーカウンタなどが存在します。

この料金の節約は印刷するものを前述の方法で減らすか、それ以外だとモノクロ印刷するしか方法がありません。ちょっと地味に聞こえるかもしれませんが、結構変わってきます。というのもカラー印刷はモノクロ印刷の数枚分に相当しますし、「これ、モノクロ印刷でもいいよな？」と印刷する際にご注意いただくだけで、毎月のカウンタ料金はグッと節約できるのです。

弊社でおすすめさせて頂いているのは、デフォルト設定（なにも設定せずに印刷する状態）をモノクロを規定にする方法です。パソコン毎の個別設定が必要にはなりますが、標準がモノクロになるため「あ、カラーで出しちゃった」というようなシチュエーションが減り、節約につながります。

複合機は運用方法でもコストに大きな差が出ます！

いかがだったでしょうか？複合機やコピー機は使い方次第でもコストに大きな差が出てきます。最新の複合機やコピー機がランニングコストがかからないように開発されているのはもちろんのことですが、それでも使い方に無駄があると節約にはつながりません。

今回記述したことはメーカーや複合機によっては出来ない場合もございますのであしからず…。複合機やコピー機の運用コストを下げたい、毎月の請求をもっと安くしたい！というご提案をご希望でしたら、お気軽にお問い合わせください。