複合機やコピー機の導入で押さえたい３つのポイント

複合機やコピー機の導入を検討すると、気になるのは本体価格や運用コストではないでしょうか？実際のところ、複合機やコピー機に関するコストというのは選ばれる機種やご使用になる環境により大きく異なります。

今回は複合機やコピー機を導入される際、運用コストを抑えるために抑えていきたい３つのポイントについて触れたいと思います。

ポイント①：複合機、毎月どれくらい使いますか？

とにもかくにも、押さえておきたい最初のポイントはひと月辺りに想定される利用枚数です。カウンタとも言いますが、この利用枚数分だけ請求金額が上がってきます。

しかしながら「印刷単価」というのは導入する複合機やコピー機に依存しますので、100枚しか使わない環境と3000枚使う環境では単価が異なります。そのため傾向として下記のような図式が出来上がります。

印刷単価と本体価格の傾向

印刷単価が安い＝いっぱい印刷する＝高速複合機＝本体金額が高め

印刷単価が高い＝そんなに印刷しない＝低速複合機＝本体金額が安め

そして高速複合機になるにつれてトータルの印刷許容枚数（＝複合機本体の寿命）も多くなり、使用環境相応の対応年数となります。

したがいまして、複合機やコピー機を選ぶ際にはまずひと月にどれくらいの印刷が見込まれるかを第一に検討される必要があります。

ポイント②：カラー印刷？モノクロ印刷？どういう書類が多いですか？

機種選びで印刷枚数と同様に大切になるのが印刷される印刷物（書類）の違いです。これも複合機ごとに得意/不得意が分かれるところですので、内容に応じた適正な複合機やコピー機を選ぶ必要があります。

印刷される書類の主な区分け

• 経理処理関係や事務用途などの文字メインの書類
• 図やイラストなどの参考資料用の書類
• プレゼンや商談用の提出書類
• POPやチラシ、案内状などの送付書類

印刷と一言に行ってもカラー・モノクロだけでなく、執務のみで使う書類か人に差し上げる書類かでも変わってきます。当然、提出や提案書類であれば品質よく印刷したいもの。逆に執務用途・内部処理でしか使わないのであればコスト重視の印刷品質も許容できるかと思います。

職種や設置場所によって変わるかと思いますが、この辺りも押さえたいポイントです。

ポイント③：複合機の設置環境と使いたい機能

最近の複合機では印刷性能の他は機能にそれほど大きな違いが無くというのが正直なところですが、見落としてしまうと危険です。コピー、FAX、スキャナは基本的に標準装備ですが、それ以外の便利系の機能で差が出てきています。

複合機に採用されている便利機能

• 無線ネットワーク接続による環境構築
• 複合機本体に搭載された簡易NAS（共有HDD）
• クラウドサービスとの連携

無ければ無いで困らない部分もありますが、より便利に複合機を使おうとすると何かと助かる機能もございます。「こういう使い方をしたい」「○○するのに便利な方法ある？」等は相談するといいポイントです。

複合機やコピー機を導入する！と決めた際に伝えるとよい情報

導入する！と決めた際にはあらかじめまとめておくとスムーズになる情報がございます。こちらは大きく分けて複合機をすでに使用されているか、これから新規で導入かで変わってきます。

すでに複合機をお使いの方向けの把握事項

すでに複合機やコピー機をお使いで、機種の入れ替えや追加導入を検討されている方は下記の事項を踏まえてお問合せ頂けるとスムーズです。

• 現在使用中の複合機やコピー機の機種
• １カ月あたりに刷る枚数（カラーの枚数とモノクロの枚数）
• リースの場合、支払期間はいつまでで月額はいくらか？
• 消耗品（カウンター等の保守料金）は月いくらか？

これから複合機を新規導入する方向けの把握事項

開業やオフィス新設・移転等の理由でこれから複合機やコピー機を新規導入される方は下記の事項を踏まえてお問い合わせ頂けるとスムーズです。

• 印刷するものはどういうものが中心か？（請求書？図面？プレゼン資料？…etc）
• どれくらい印刷することが予想されるか？
• 現時点でのオフィスネットワーク環境は構築済みか？（社内LAN等）

複合機導入で押さえたいポイントのまとめ

いかがだったでしょうか？今回紹介させて頂いた３つのポイントは業種や職種を問わず当てはまることですので、複合機やコピー機の導入の際にご参考にしていただければ幸いです。

もし「よくわからないんですけど～・・・」ということがございましたら、弊社にお問合せ頂ければ専門スタッフが対応させて頂きます。リース契約の場合には５～６年はお使いになることが前提のコピー機や複合機。ポイントを押さえて賢く導入しましょう！